Gouden tips om je eigen optredens te boeken

gouden tips om je eigen optredens te boeken

Dinsdag 24 september was het tijd voor de 2e editie van Fix Je Bizz. Deze keer met als thema ‘Boek je eigen optredens’. Dus daar waar vaak tips worden gedeeld over hoe je een boekingskantoor vindt, gingen we het hebben over het allereerste begin: hoe boek je zélf optredens voor je eigen muziek? Kon je er niet bij zijn? In dit verslag worden highlights en tips van de avond met je gedeeld.

Foto: Jan Glas

Muzikant Daan van der Vorst nam het voortouw om uit te leggen hoe hij succesvol optredens boekt voor z’n eigen bands. Daan is een Eindhovense drummer die al vanaf 2007 actief is in het livecircuit. Hij speelt momenteel in bands zoals Ray Stepien Trio, Potman JR en Rick Gray (USA). In het verleden heeft hij ook gespeeld voor artiesten zoals Iris Penning, Camilla Blue en Aidan & The Wild.

Aan het begin van de avond laat hij een lijst met optredens zien, waarvan de dikgedrukte de optredens zijn die hij zelf heeft binnengehaald en de schuine datums optredens die binnen zijn gekomen. Van de 42 optredens heeft hij er 30 zelf geregeld. Zijn boodschap: je moet er dus echt zelf achteraan, anders speel je veel minder vaak als je misschien zou willen.

Maak er tijd vrij voor
Daan besteedt ongeveer 10 uur per week aan het regelen van boekingen om een volle agenda te hebben. Maar stel, je hebt als doel om 1x per maand te spelen, dan kun je al heel ver komen met ongeveer 1 uur per week. Daan kent een muzikant die veel onderweg is in de auto en die z’n eigen boekingen regelt tijdens deze ritjes door handsfree te bellen naar potentiele speelplekken. Plan dus ruimte in je agenda in om het te gaan regelen!

Plan ruimte in je agenda in om het te gaan regelen

Een beller is sneller
Sommige dagen zit Daan non-stop aan de telefoon. Het oude gezegde blijkt nog steeds waar: een beller is sneller. Ondanks dat programmeurs of café-eigenaren zeggen dat ze het liefst hebben dat je ze mailt: het blijkt nog steeds het best te werken. Je kunt 100 mails versturen en dan maar van 2 personen iets terugkrijgen, terwijl je soms in een telefoontje van een paar minuten een optreden binnen haalt.

Probeer dus altijd te bellen en doe dat vóórdat je een mail stuurt. Zodra je de juiste persoon (eigenaar of programmeur) aan de telefoon hebt verzend je de mail die je van tevoren al klaar had gezet. Zo kun je tijdens het telefoongesprek refereren aan de mail en andersom. Probeer altijd aan de telefoon al een ja of nee te krijgen. Geen ‘misschien’, want daar heb je niets aan.

Een beller is sneller: bel op donderdagen tussen 16.00 en 20.00 uur of op zaterdagmiddag

In het gesprek vertel je dat je graag een video toe wil sturen en vraag je naar welk mailadres je dat mag. Probeer zo mogelijk altijd een persoonlijk mailadres te krijgen in plaats van een info-adres. Denk van tevoren na hoe je een avondvullend programma kunt aanbieden: kun je zelf meerdere sets spelen, of zijn er bijpassende bands waar je een package mee kunt vormen? Bied dit op deze manier aan via de telefoon. Kijk van tevoren ook in de agenda van de locatie en check waar er lege plekken in de programmering zijn. Dit zijn 2 manieren om een oplossing te bieden mbt ‘problemen’ van de programmeur, namelijk: een ‘halve’ avond of nog openstaande data.

Wanneer hij/zij zegt dat hij/zij de mail zal checken, vraag dan wanneer je terug mag bellen. Bijvoorbeeld over 2 weken. En dan zal degene de mail met grotere zekerheid gaan checken, want ze weten dat jij weer terug gaat bellen en dan willen ze wel een antwoord klaar hebben staan.

In het verlengde van bellen zit: ‘langs gaan’. Een van de aanwezige muzikanten gaf aan dat zij van plan waren de locaties te bezoeken. Lef hebben heeft sowieso voordelen, want je zult eerder opvallen tussen de rest (die alleen maar een mailtje sturen).

Lef hebben heeft voordelen, want je zult eerder opvallen tussen de rest

Mail en promo-materiaal
Zorg dat je de randzaken goed hebt geregeld: heb een eigen website (komt professioneler over dan alleen een Facebook-pagina) en een promo-video met live beelden. Daan laat een video zien van z’n eigen band, die bestaat uit eenvoudige stukjes live-beelden van verschillende liedjes die aan elkaar zijn gemonteerd. Je kunt een eenvoudige camera die wel goed geluid heeft ergens neerzetten en tijdens een optreden aanzetten, waaruit je vervolgens de highlights kiest. Mocht je nog geen enkel optreden hebben gedaan, dan kun je ervoor kiezen om een makkelijk te krijgen optreden te doen zoals een open podium of wedstrijd en daar de video-opnames maken die je nodig hebt om meer (betaalde) optredens te scoren. Live video werkt veel beter dan studio-opnames en officiële videoclips, omdat programmeurs willen zien wat ze krijgen als ze een liveshow van je boeken.

Zorg ook dat je actieve social media kanalen hebt. Dus stel: je hebt Facebook en Instagram, zorg er dan ook voor dat daar wat gebeurd. Grote kans dat programmeurs daar naar kijken.

De mail zelf hou je heel kort. Refereer erin naar het telefoongesprek en deel de video’s die je had beloofd.

Stuur live video naar programmeurs, zodat ze kunnen zien wat ze krijgen als ze een liveshow van je boeken

Breng overzicht in je regel-werk
Daan laat zien hoe hij Excel gebruikt om overzicht te behouden. Hij heeft 2 verschillende documenten: 1 voor festivals en 1 voor locaties. Hou in dit overzicht per locatie/festival bij wat de contactpersoon is, mailadres, telefoonnummer, of je al hebt gebeld, gemaild, etc. Zo kun je afvinken en kun je altijd terugzien wat je al hebt gedaan en nog moet doen. Zet hier ook een herinnering in van wanneer je weer een herinneringstelefoontje moet plegen en loop deze lijst iedere week (of bij minder optredens in een lagere frequentie) door, en neem de nodige acties.

Locaties vinden om te spelen
Je kunt locaties vinden waar je kunt spelen via andere artiesten. Stel, je speelt op een festival. Ga dan de overige acts opzoeken, schat in of ze een beetje hetzelfde skill-niveau en genre hebben en kijk op hun website of Facebook naar de locaties waar ze gaan spelen of hebben gespeeld. Zet deze locaties in het Excel-overzicht. Mocht je nog niet op festivals hebben gespeeld, kun je ook je eigen creativiteit gebruiken en zelf artiesten uitzoeken waar je de agenda van gaat bekijken.

Je kunt ook bevriende muzikanten vragen naar de contactpersonen van de plekken waar zij spelen.

Je kunt ook optredens krijgen via andere muzikanten in plaats van via de speellocaties zelf

Singer-songwriter Rick Gray uit St. Louis (Verenigde Staten) is ook in de zaal, omdat hij de komende dagen samen met Daan gaat spelen. Voor hem werkt het heel goed om like-minded singer-songwriters op te zoeken op Google, te contacten via mail of Facebook en daar een netwerk mee op te bouwen. Zo heeft hij heel veel muzikanten ontmoet, ermee gespeeld en zelfs vrienden mee geworden. Hij zegt dat je op deze manier ook optredens kunt krijgen, in plaats van alleen maar contact hebben met speellocaties.

Hij geeft cd’s weg aan medemuzikanten zoals anderen met vistikaartjes doen. En hij merkt dat er in Nederland en omgeving veel openheid en community is onder muzikanten. Hij gaat ook vaak naar jamsessies (zoals in café De Oude Sint-Joris in Eindhoven) en zegt vooral geen competitie te zien in andere muzikanten, want iedereen heeft elkaar iets te bieden. “Keep your eyes open and sometimes your mouth shut and listen to what others have to say”, vertelt hij. Hij tipt dat je beter lage verwachtingen kunt hebben dan te hoge en dat je door moet zetten. Laat je dus niet tegenhouden door de eerste de beste tegenvaller.

Laat je niet tegenhouden door de eerste de beste tegenvaller

Overige tips
Stel, je hebt een optreden ergens, plan dan op de avond zelf alvast een datum voor volgend jaar. Zo heb je er makkelijk en snel weer 1 in ‘tha pocket’.

Pas op voor contracten met boekingskantoren. Het zal niet voor het eerst zijn dat bands stoppen omdat ze door zo’n contract maanden niet mogen/kunnen optreden.

Bied een avondvullende package aan met meerdere bands als je zelf geen avondvullend materiaal hebt.

Heel veel succes met het boeken van je eigen optredens!

Heb je deze editie gemist? Mis dan niet de volgende! 29 oktober gaat Fix Je Bizz over ‘Programmeur(s) aan het woord over hoe je dat optreden scoort’. Check het Facebook-event

Tips - Optreden & Boekingen / Tips - Ondernemerschap & Zaken

Gepubliceerd op 26/09/2019

Interview met MOOON

5 Redenen waarom mensen merchandise kopen

DE POPEI december 2022